E-office System: मध्य प्रदेश में फाइलों का बोझ हुआ खत्म 1 जनवरी से बदल जाएगा काम काज
वल्लभ भवन में सभी मंत्रालय की फाइलें को ई-ऑफिस सिस्टम के द्वारा से संचालित किया जाएगा
E-office System: आपको यह जानकारी के लिए बता देते हैं कि मध्य प्रदेश में आप मुख्य सचिव अनुराग जैन ने सभी विभाग प्रमुख को नोटशीट जारी करके दिशा निर्देश दे दिया है कि यहां 1 जनवरी से वल्लभ भवन में सभी मंत्रालय की फाइलें को ई-ऑफिस सिस्टम के द्वारा से संचालित किया जाएगा । जी हां बताया जा रहा है कि यहां इसके अंतर्गत फाइलों की स्कैनिंग करके उनके उन्हें डिजिटल कर दिया जाएगा।
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फाइलों की स्कैनिंग प्रोसेस
- मुख्य सचिव द्वारा दिए गए निर्देश के अनुसार
- पहले प्रचलित नस्तियों को स्कैन किया जाएगा।
- उसके बाद में निराकृत फाइलों को डिजिटल स्टोर कर लिया जाएगा।
ऑफिस की ट्रेनिंग
आपके यहां जानकारी के लिए बता देते हैं कि इसमें अब तक के कुल 39 विभागों को ही ऑफिस के लिए ट्रेनिंग भी दी जा चुकी है।
जिसमें बताया जा रहा है कि इन 39 में से केवल 17 विभागों में ही यह फाइल सिस्टम का उपयोग करना शुरू किया गया है जबकि यह 22 विभागों को निर्देशित किया गया है कि वह तत्काल ऑफिस सिस्टम को इस्तेमाल करना शुरू कर दे।
ई-ऑफिस की विशेषता
आपको यह जानकारी के लिए बता देते हैं कि आई फाइल सिस्टम की कुछ विशेषता दी गई है जिसमें आपको या नीचे दी जा रही है
- यह स्पष्ट करेगा कि कौन सी फाइल किस अधिकारी के पास में लंबित है।
- पुरानी फाइलें भी डिजिटल माध्यम से खोजी जा सकेगी।
- सरकारी कामकाज में तेजी आएगी।
- फाइलों की मॉनिटरिंग उच्च स्तर पर की जाएगी।
मुख्यमंत्री और मंत्रियों की मैनुअल फाइल
आपको यह जानकारी के लिए बता देते हैं कि यह ऑफिस प्रणाली पूरे मंत्रालय में लागू होगी लेकिन यहां मुख्यमंत्री तथा मुख्यमंत्री के लिए मैन्युअल फाइलों की व्यवस्था जारी रहेगी और इसका एक कारण है कि मुख्यमंत्री तथा मंत्रियों के हस्ताक्षर की नकल कर दुरुपयोग से बचा जा सकता है ।
फाइलों के ढ़ेर से मिली मुक्ति
आपको यह जानकारी के लिए बता देते हैं कि यह ऑफिस फाइल लागू होने से अधिकारियों की टेबल पर फाइलों का देर खत्म हो जाएगा और मध्य प्रदेश कैबिनेट के लिए यह प्रस्ताव भी ऑनलाइन तैयार किया जाएगा।
भोपाल स्थित सभी संचनालय कार्यालय को आई ऑफिस सिस्टम से जोड़ दिया गया है जिसमें बहुत ही जल्द संभागीय तथा जिला कार्यालय में यह सिस्टम को जोड़ा जाएगा।
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